Privacybeleid
1. Inleiding
1. Het bedrijf COLIS PRIVE BELGIË, met maatschappelijke zetel te
Kunstlaan 56, 1000 Brussel (hierna ‘Colis Privé’), verbindt zich in zijn hoedanigheid van verwerkingsverantwoordelijke ertoe een beleid te voeren dat in overeenstemming is met de regelgeving inzake de bescherming van persoonsgegevens.
2. In het kader van zijn economische activiteiten verzamelt en verwerkt Colis Privé persoonsgegevens van zijn klanten, sollicitanten, bezoekers van zijn website, mobiele app en sociale netwerken, de ontvangers van zijn e-mails en pakjes geleverd door Colis Privé, en zijn zakenpartners.
3. Om zijn activiteiten te ontwikkelen met respect voor de rechten van personen, heeft Colis Privé de nodige technische en organisatorische maatregelen getroffen om de persoonsgegevens die het verwerkt te beschermen.
4. Dit beleid biedt een overzicht van de verbintenissen die Colis Privé is aangegaan om persoonsgegevens te beschermen.
2. Rechtsgronden en doeleinden van onze gegevensverwerking
5. Colis Privé verzamelt uw persoonsgegevens op basis van de volgende rechtsgronden:
> Op basis van uw toestemming:
– om cookies op uw eindapparatuur te installeren;
– om nieuwsbrieven naar u te verzenden;
– om de ontvangen sollicitaties te verwerken;
– om gerichte marketingactiviteiten van Colis Privé of zijn partners uit te voeren.
> Op basis van precontractuele en/of contractuele verplichtingen jegens u of een klant van Colis Privé (artikel 6, b. van de AVG) en in het bijzonder om:
– pakjesbezorgingsdiensten te leveren en wijzigingen in de leveringsgegevens door te voeren;
– de diensten van Colis Privé op te volgen;
– met de begunstigden en andere partijen te communiceren over de dienstverlening;
– te antwoorden op verzoeken om (bijkomende) informatie;
– klachten af te handelen;
– geschillen te beslechten;
– overeenkomsten voor te bereiden (zoals het volgnummer van de zending aan uw account koppelen zodat u uw zending kunt volgen);
– uw samenwerkingsaanvraag als distributeur of bedrijf te verwerken;
– de ontvangen sollicitaties te verwerken.
De behandeling van uw persoonsgegevens voor de bovengenoemde doeleinden op basis van precontractuele en/of contractuele verplichtingen jegens u is een contractuele verplichting. Dat kan ook een voorwaarde zijn om een contract te sluiten. Daarom zal het niet mogelijk zijn om het contract te sluiten of uit te voeren als de vereiste gegevens niet worden verstrekt.
> Op basis van de naleving van onze wettelijke verplichtingen. In bepaalde gevallen, waaronder onze boekhoudkundige verplichtingen en de verwerking van uw verzoek in verband met uw privacyrechten, zijn we onderworpen aan bepaalde verplichtingen die ons dwingen bepaalde gegevens te verwerken en/of over te dragen aan autoriteiten of instanties die door de wet zijn bepaald. De behandeling van uw persoonsgegevens door Colis Privé om zijn wettelijke verplichtingen na te komen, is een wettelijke verplichting. Daarom zal het niet mogelijk zijn om aan uw rechten of wettelijke verplichtingen te voldoen als de vereiste gegevens niet worden verstrekt.
> Op basis van het gerechtvaardigd belang van Colis Privé om uw gegevens te verwerken voor de volgende doeleinden:
– gerichte marketingactiviteiten van Colis Privé uitvoeren, en de diensten van Colis Privé promoten, eventueel in samenwerking met de deelnemende partners;
– statistieken of trends analyseren, waarbij het gerechtvaardigd belang van Colis Privé de verbetering van onze diensten is;
– de website op administratief en technisch vlak beheren en exploiteren;
– eventuele fraude en misbruik voorkomen, detecteren en bestrijden;
– uw contactverzoeken beantwoorden;
– de kwaliteit van onze leveringsdienst beoordelen.
3. Categorieën van verwerkte gegevens
Colis Privé verwerkt de volgende persoonsgegevens over u:
- Contact op sociale netwerken:
Verwerkte gegevens: naam/voornaam/pseudoniem, opmerkingen
- Inschrijving voor de nieuwsbrief (bedrijven of particulieren):
Verwerkte gegevens: naam/voornaam, e-mailadres
- Behandeling van klachten en geschillenbeslechting:
Verwerkte gegevens: naam/voornaam, e-mailadres, postadres, telefoonnummer(s), reden en details van de klacht, bijkomende contactgegevens
- Spontane sollicitatie of reactie op vacature:
Verwerkte gegevens: aanspreking, naam/voornaam, e-mailadres, sollicitatiegegevens (cv, motivatiebrief, postadres, loopbaan, diploma enz.), aanvullend bericht
- Websitebezoek, administratief en technisch beheer van de website, preventie/detectie/bestrijding van fraude:
Verwerkte gegevens: IP-adres, metagegevens (tijdstip en datum waarop de site werd bezocht), cookies
- Samenwerkingsaanvragen van distributeurs:
Verwerkte gegevens: bedrijfsnaam, statuut van het bedrijf, eventueel bezit van een vervoersvergunning, telefoonnummer, postadres, e-mailadres, bijkomende contactgegevens, opmerkingen
- Samenwerkingsaanvragen van bedrijven/contactverzoek:
Verwerkte gegevens: bedrijfsnaam, naam/voornaam van de contactpersoon, postcode, e-mailadres, telefoonnummer, sector, functie van de contactpersoon, postadres, gemeente, vraag/bericht
- Pakjesbezorgingsdiensten en opvolging van die diensten:
Verwerkte gegevens: aanspreking, naam/voornaam, e-mailadres, telefoonnummer(s), postadres, nummer van het pakje, bijkomend adres en plaatsnaam, bijkomende informatie/instructies voor de levering
- (Gerichte) marketingactiviteiten:
Verwerkte gegevens: commerciële prospectie: naam, voornaam, postadres, aanspreekpunt bij de klant (verzender)
Onze website, onze mobiele app en onze sociale netwerken zijn niet bedoeld voor minderjarigen. Gegevens van kinderen verzamelen we dus niet bewust.
4. Ontvangers van uw gegevens
De verzamelde gegevens worden verwerkt en zijn bestemd voor gebruik door Colis Privé, een andere verwerkingsverantwoordelijke die uw gegevens ontvangt, een verwerker in het kader van dienstverlening voor Colis Privé en, indien van toepassing, voor overheidsinstanties, gerechtsmedewerkers, gerechtsdeurwaarders (naleving van onze wettelijke verplichtingen), en uitsluitend voor de doeleinden die zijn omschreven in ‘2) Rechtsgronden en doeleinden van gegevensverwerking’.
Hieronder omschrijven we de soorten ontvangers van uw gegevens:
Colis Privé maakt deel uit van de CEVA-groep, en in het kader van die groep deelt Colis Privé persoonsgegevens met CEVA voor IT-ondersteuning, om verzoeken van klanten op te volgen, en om de rechten van betrokkenen na te leven op grond van hoofdstuk III van de AVG, evenals voor de administratieve ondersteuning van het bedrijf.
– Creatic Agency (Frankrijk) voor het onderhoud van de website;
– Campel’s & Co (Frankrijk) voor de analyse van gegevens;
– OVH voor de hosting van de website;
– Vervoerders/leveranciers voor de levering van pakjes;
– Webhelp voor de behandeling van klachten;
– Trustpilot voor tevredenheidsenquêtes;
– Binnen de CEVA-groep om gezamenlijke aanbiedingen te ontwikkelen voor B2B-klanten;
– Dienstverleners – voor de duur en doelstellingen van de promotionele activiteiten en campagnes;
– Google Analytics om cookies te plaatsen (als u daarvoor toestemming hebt gegeven);
– Google Ads en Meta Ads voor marketingcampagnes;
– Sociale netwerken (LinkedIn en Meta) wanneer u daarop de officiële pagina’s van Colis Privé bezoekt.
Colis Privé ziet erop toe dat enkel bevoegde personen toegang hebben tot deze gegevens.
5. Overdracht van uw gegevens
Colis Privé draagt uw gegevens alleen over buiten de Europese Unie aan zijn verwerker Webhelp, een Frans bedrijf waarvan de centra die klachten behandelen zich in Madagaskar, Algerije en Turkije bevinden. Colis Privé heeft daartoe standaardcontractbepalingen gesloten met Webhelp, overeenkomstig de aanbevelingen van de Europese Commissie, zodat de overdracht in overeenstemming is met de toepasselijke regelgeving.
Indien Colis Privé gegevens buiten de Europese Unie zou doorgeven buiten de hierboven vermelde gevallen, zal het dat slechts doen nadat het de nodige en passende maatregelen heeft getroffen om een niveau van bescherming en veiligheid van persoonsgegevens te waarborgen dat gelijkwaardig is aan het niveau dat binnen de Europese Unie wordt geboden. Bovendien zal u daarvan vooraf op de hoogte worden gesteld.
6. Bewaartermijnen voor uw persoonsgegevens
Colis Privé bewaart uw gegevens gedurende een periode die strikt noodzakelijk is voor de beoogde doeleinden en die in overeenstemming is met de regelgeving. De bewaartermijn kan variëren afhankelijk van de verwerkingsdoeleinden.
- Gegevens in verband met contactverzoeken of samenwerkingsaanvragen van distributeurs en bedrijven: 1 jaar na het laatste contact.
- Gegevens in verband met het verzenden van de nieuwsbrief: tot u zich uitschrijft voor de nieuwsbrief
- Gegevens in verband met sollicitaties: gegevens van sollicitaties zonder gevolg worden onmiddellijk verwijderd, die van sollicitaties met gevolg worden gedurende 2 jaar na de sollicitatie bewaard.
- Gegevens in verband met de pakjesbezorgingsdiensten, de opvolging van die diensten, de behandeling van klachten en geschillenbeslechting:
9 maanden na de laatste handeling in verband met het pakje, of na het einde van de behandeling van een klacht als er een klacht geweest is.
- De gegevens in verband met uw verzoek en rechtsvorderingen worden verwerkt op het moment dat uw verzoek of vordering wordt ingediend en binnen de verjaringstermijn voor vorderingen.
- Gegevens die kunnen worden gebruikt voor het technische beheer van de website (inloggegevens, identiteitsgegevens): 6 maanden voor gebruikerslogs.
De volgende actie wordt beschouwd als een ‘laatste contact’:
– Het laatste bericht afkomstig van de persoon die het contactverzoek heeft ingediend.
Er wordt verduidelijkt dat deze gegevens kunnen worden bewaard volgens de verjaringsregels die van toepassing zijn op tussenarchieven en beperkte toegang om te voldoen aan de toepasselijke wettelijke verplichtingen.
7. Beveiliging van uw gegevens
Colis Privé hecht veel belang aan de beveiliging van persoonsgegevens.
Er worden passende technische en organisatorische maatregelen getroffen om te garanderen dat de gegevens zodanig worden verwerkt dat ze worden beschermd tegen onopzettelijk verlies, onopzettelijke vernietiging of beschadiging, evenals tegen schendingen die de vertrouwelijkheid of integriteit van de gegevens zouden kunnen aantasten.
Bij de ontwikkeling, het ontwerp, de selectie en het gebruik van de verschillende hulpmiddelen die de verwerking van uw persoonsgegevens mogelijk maken, ziet Colis Privé erop toe dat die de verwerkte gegevens optimaal beschermen.
Colis Privé past ook maatregelen toe die vanaf de ontwerpfase voldoen aan de beschermingsprincipes en standaardbescherming van de verwerkte gegevens.
8. Verwerking
Wanneer Colis Privé een beroep doet op een dienstverlener, deelt het pas persoonsgegevens voor verwerkingsdoeleinden wanneer het van die laatste een belofte en garanties heeft gekregen dat hij in staat is om aan de veiligheids- en vertrouwelijkheidsvereisten te voldoen. Colis Privé sluit met zijn verwerkers contracten conform de wettelijke en regelgevende verplichtingen door de voorwaarden voor de verwerking van persoonsgegevens door deze verwerkers contractueel vast te leggen.
9. Uw rechten
Colis Privé hecht er veel belang aan dat uw rechten worden gerespecteerd bij het uitvoeren van gegevensverwerking. Op die manier wil het een eerlijke en transparante verwerking waarborgen, rekening houdend met de bijzondere omstandigheden en context waarin uw persoonsgegevens worden verwerkt.
9.1 Uw recht op inzage
Dit recht stelt u in staat te bepalen of uw persoonsgegevens wel of niet verwerkt mogen worden, en in welke mate. Als ze verwerkt worden, hebt u het recht om een kopie van uw gegevens en informatie over u te vragen.
9.2 Uw recht op rectificatie van uw gegevens
U kunt ons vragen uw persoonsgegevens te rectificeren of aan te vullen indien ze onnauwkeurig, onvolledig, dubbelzinnig of verouderd zijn.
9.3 Uw recht op wissing van uw gegevens
U kunt vragen om uw persoonsgegevens te laten wissen als een van de volgende redenen van toepassing is:
– de persoonsgegevens zijn niet langer nodig voor de doeleinden waarvoor ze zijn verzameld of anderszins verwerkt;
– u trekt de eerder gegeven toestemming in;
– u maakt bezwaar tegen de verwerking van uw persoonsgegevens wanneer er geen prevalerende dwingende gerechtvaardigde gronden voor de verwerking zijn;
– de gegevensverwerking verloopt niet conform de bepalingen in de wetgeving en de toepasselijke regelgeving.
Graag vestigen we uw aandacht op het feit dat het recht op wassing van uw gegevens geen algemeen recht is, en alleen maar kan worden uitgeoefend als er sprake is van de rechtsgronden die genoemd zijn in de toepasselijke regelgeving.
Indien die rechtsgronden niet van toepassing zijn, zal Colis Privé niet in staat zijn om uw verzoek in te willigen; dat is het geval wanneer het verplicht is om gegevens te bewaren op basis van een wettelijke of reglementaire verplichting, of voor de vaststelling, uitoefening of verdediging van een rechtsvordering.
9.4 Uw recht op de beperking van de gegevensverwerking
U kunt vragen om de verwerking van uw persoonsgegevens te beperken in de gevallen die door de wet- en regelgeving worden bepaald.
9.5 Uw recht van bezwaar tegen de gegevensverwerking
U hebt het recht om te allen tijde, op grond van redenen die verband houden met uw bijzondere situatie, bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens wanneer de rechtsgrond het gerechtvaardigd belang is.
Indien u een dergelijk recht van bezwaar uitoefent, zal Colis Privé erop toezien dat het uw persoonsgegevens in verband met de betreffende verwerking niet langer verwerkt, tenzij wij dwingende gerechtvaardigde gronden kunnen aantonen om de verwerking voort te zetten. Die redenen moeten zwaarder wegen dan uw belangen en rechten en vrijheden, of de verwerking moet gerechtvaardigd zijn met het oog op de vaststelling, uitoefening of verdediging van een rechtsvordering.
9.6 Uw recht op gegevensoverdraagbaarheid
U hebt recht op de overdraagbaarheid van uw persoonsgegevens. Let wel, dat is geen algemeen recht. Niet alle gegevens uit alle verwerkingen zijn immers overdraagbaar en dit recht heeft alleen betrekking op geautomatiseerde verwerkingen, niet op handmatige of papieren verwerkingen.
Dit recht is beperkt tot de verwerkingen waarvoor uw toestemming, of de uitvoering van precontractuele of contractuele bepalingen de rechtsgrond vormt.
Het recht op overdraagbaarheid mag geen inbreuk maken op de rechten en vrijheden van derden, zoals diegene die worden beschermd door het bedrijfsgeheim.
9.7 Uw recht om uw toestemming in te trekken
Als onze gegevensverwerking gebaseerd is op uw toestemming, dan kunt u die op ieder moment intrekken. Colis Privé zal dan stoppen uw gegevens te verwerken, zonder dat dat gevolgen heeft voor eerdere handelingen waarvoor u toestemming hebt gegeven.
9.8 Het recht niet te worden onderworpen aan een uitsluitend op geautomatiseerde verwerking gebaseerd besluit
In het kader van zijn activiteiten kan Colis Privé gebruikmaken van geautomatiseerde gegevensverwerking. U hebt het recht niet te worden onderworpen aan een besluit dat uitsluitend op geautomatiseerde verwerking is gebaseerd en waaraan voor u rechtsgevolgen zijn verbonden, behalve wanneer een dergelijk besluit onontbeerlijk is voor het sluiten of uitvoeren van een overeenkomst, of bij wet is toegestaan.
9.9 Het recht om een klacht in te dienen
U hebt het recht om een klacht in te dienen bij de bevoegde gegevensbeschermingsautoriteit:
Voor België
Gegevensbeschermingsautoriteit
Drukpersstraat 35, 1000 Brussel
+32 (0)2 274 48 00
+32 (0)2 274 48 35
contact@apd-gba.be
Autorité de protection des données
Rue de la Presse 35, 1000 Brussels
+32 (0)2 274 48 00
+32 (0)2 274 48 35
contact@apd-gba.be
Voor Luxemburg
CNDP in het Groothertogdom Luxemburg (15, Boulevard du Jazz L-4370 Belvaux)
9.10 Uw recht om instructies voor na uw overlijden te bepalen
U hebt de mogelijkheid om specifieke instructies te definiëren met betrekking tot het bewaren, verwijderen en delen van uw persoonsgegevens bij onze diensten na uw overlijden, volgens de voorwaarden die hieronder worden gedefinieerd. Die specifieke richtlijnen hebben alleen betrekking op de verwerking die wij verrichten, en blijven tot dit gebied beperkt.
9.11 Manieren waarop u uw rechten kunt uitoefenen
Als u vragen hebt over de uitoefening van uw rechten, kunt u een e-mail sturen
naar donnees-personnelles@colisprive.com.
Dit e-mailadres is niet bedoeld voor sollicitaties of verzoeken om informatie over de levering van uw bestellingen, noch voor de behandeling van uw klachten die rechtstreeks verband houden met de diensten geleverd door Colis Privé. Voor die vragen neemt u best contact op met de klantendienst.
10. Wijzigingen aangebracht aan het huidige document
We nodigen u uit om dit beleid regelmatig op onze website te raadplegen. Het kan immers op ieder moment worden bijgewerkt.
Inwerkingtreding op 5 augustus 2024.